Оформление графика отпусков. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец Что т 7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
несовершеннолетние сотрудники;
работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Каждый человек ждет своего отпуска после долгого рабочего года. Как же правильно рассчитать количество дней и оформить отпускные без возникающих проблем? Кто должен заниматься разработкой документа о предоставлении отпуска? Об этом будет рассказано в данной статье.

График отпусков представляет собой нормативный правовой акт , который существует в каждой организации и используется для упрощения процедуры очередности ухода в отпуск работников. Он содержит в себе очередность предоставления отпуска, а также время и срок на отдых. Именно в нем прописывается точное время ухода и прихода на работу сотрудников, которое нельзя самостоятельно изменять и нарушать.

Порядок составления графика отпусков закрепляется в коллективном договоре.

Он утверждается руководителем организации, после прохождения через профсоюзный комитет.

Какие бывают отпуска в течение года?

Компания начинает разрабатывать график при большой численности уже с конца осени предыдущего года. Готовый график должен быть предоставлен работникам для уточнения в начале января.

Если документ не проходит через профсоюзный комитет, который существует в организации, то тогда он становится недействительным.

Готовый график предоставляется либо на всеобщее обозрение в общедоступном месте, либо каждый из работников знакомится с ним самостоятельно.

Второй вариант более эффективный, потому что тут идет ознакомление под роспись.

Для чего нужен график отпусков в организации?

График отпусков в организации составляется для того, чтобы организовать в полной мере работу всех сотрудников.

Он оформляется для того, чтобы руководитель мог знать о работе персонала, а также о финансовых затратах на оплату труда.

Если такого графика в организации нет, то при любой проверке ее ждут штрафы за невыполнение обязательного требования.

График отпусков планируется для того, чтобы создать стабильность в организации и обеспечить равномерную работу без возникающих проблем.

Для правильного расчета оплаты отпуска, вам следует прочесть .

Ответственность за составление графика отпусков по форме Т-7

В каждой организации ответственность несут разные люди, за которыми закреплены обязанности по составлению и оформлению графика. Все это зависит от размера организации и ее назначения.

Если фирма маленького размера, то тогда все вопросы решает отдел кадров или бухгалтер, который согласовывает свои решения с руководителем. Если организация представляет собой какой-нибудь большой государственный орган, то тут есть специальный отдел по рассмотрению таких вопросов.

Здесь нужно начать с того, что график отпусков формируется для каждого отдельного структурного подразделения . В таком случае составлением графиков занимается инспектор по кадрам, который предварительно должен собрать все данные у подразделений.

Работник должен заполнить заявление на отпуск, его можно найти

При формировании должны учитываться следующие факторы:

Желания работников. Именно этот этап является первоначальным и в последующем согласовывается с руководством. Каждый работник в организации высказывает свои пожелания, а только потом инспектор по кадрам проверяет возможность отправки в отпуск.

Законодательство. Оно может давать как дополнительное время отпуска, так и забирать дни, когда на это есть важные причины. Таковыми могут выступить прогулы и опоздания. В этом случае работодатель имеет право забрать дни у работника. Если имеется большой стаж или вредные условия, то график отпуска может корректироваться в сторону увеличения количества дней отдыха. Если 2 человека хотят уйти в отпуск одновременно, а такой возможности нет, то тогда выбирается тот работник, который более добросовестно выполнял все поручения. И решение принимает только руководитель структурного подразделения.

А если вам вдруг понадобился отпуск по уходу за ребенком, то вы можете прочесть об этом .

Первый трудовой отпуск: как избежать проблем?

За первый год отпуск молодому специалисту предоставляется не раньше, чем через полгода работы у работодателя.

Лица моложе 18 лет;
Работники, которые были переведены из другого структурного подразделения;
Беременные женщины;
Женщины, которые имеют двух и более несовершеннолетних детей;
Участники боевых действий;
Если требование предусмотрено в коллективном договоре;
Лица, которые обучаются в учреждениях образования.

Если женщина замужем за военным, то тогда отпуск обязан быть предоставлен ей вместе с супругом.

Во всех вышеперечисленных случаях есть возможность уйти в полноценный отпуск до истечения 6 месяцев с начала рабочей деятельности.

Отпуск у совместителей

Трудовой отпуск при работе по совместительству предоставляется совместно с основным и прописывается в графе 10 формы Т-7. Если работник изъявил желание или проработал меньше 6 месяцев, то ему выплачивается компенсация за проработанное время . Она начисляется в последний рабочий день и входит в расчетный лист отдельным пунктом.

Если вы проработали не полный месяц, то зарплата вам будет рассчитываться по другой схеме, об этом можно узнать .

Наниматель не вправе отказывать в предоставлении отпуска при работе по совместительству.

Если возникает такая проблема, то работник может обратиться в вышестоящий орган.

Инструкция по составлению графика отпусков и образец заполнения

Для оформления отпуска предусматривается специальная форма № Т-7, которая была утверждена в 2004 году. Она состоит из «шапки» и таблицы. На рисунке можно увидеть образец заполнения формы.

Сверху заполняется наименование организации.

Тут следует прописывать название без сокращений. Если у организации есть сокращенное наименование, то его следует прописывать в скобках после общего.

В верхнем правом углу содержится информация о коде организации.

Он обычно состоит из восьми знаков в числовом формате и прописывается согласно Общероссийскому классификатору предприятий.

Если вам вдруг нужно изменить время отпуска, тогда статья точно для вас.

Перед таблицей идет утверждение у руководителя, где учитывается его должность и подпись.

Таблица в форме Т-7 заполняется следующим образом:

Графа 1, 2, 3. Наименование структурного подразделения, должность и ФИО указываются без сокращений.
Графа 4. Табельный номер можно посмотреть на личной карточке каждого работника, которая заполняется при приеме на должность. Есть и такие организации, в которых не предусматриваются табели. В таком случае колонка в таблице остается незаполненной.
Графа 5. Заполняется то количество дней, которое предоставлено работнику за целый год. Дополнительный отпуск в таком случае суммируется с основным и вписывается в колонку.
Графа 6, 7. Дата отпуска проставляется в общепринятом формате. Если отпуск переносится по каким-либо причинам, то следует заполнять графу 7, а в следующем столбце указывать причину переноса.
Графа 10. В примечаниях следует проставить подпись работника.

Скачать бланк можно бесплатно по . Там же можно и рассмотреть вариант заполнения бланка.

Продолжительность отпуска: как правильно составить график?

Перед заполнением формы Т-7 следует убедиться в правильности исчисления дней отпуска. Тут стоит учитывать, что минимальная продолжительность составляет 28 дней, которые могут быть разделены на несколько частей по согласию работника и работодателя.

Но хотя бы одна часть отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

При заполнении также стоит учитывать и те дни, которые не были использованы в прошлых годах. Они будут вписываться в графу 10 с примечанием, за какой год возмещаются календарные дни. Также возможен вариант продления отпуска.

Он обычно предусматривается при тяжелых условиях работы, от которых возможно ухудшение здоровья работника. Такой расклад обычно описывается в договоре и оговаривается при устройстве на работу.

Если человек работает по совместительству, то отпуск может быть либо добавлен в основное время ухода, либо выплачен авансом.

А вот если вам нужен декретный отпуск, то статья поможет разобраться в этом вопросе.

Вывод

При планировании своего отпуска стоит точно позаботиться о следующих факторах:

Время отпуска должно быть заранее оговорено с работодателем, иначе отпуск будет составлен без вашего желания.
Дополнительные дни должны быть упомянуты вами. Если их не включат в график отпусков, то их следует дописывать самостоятельно в графу 10.
Если вы хотите дополнительно оформить неоплачиваемый отпуск, то об этом стоит позаботиться перед уходом.

Все эти факторы прямолинейно влияют на ваш отдых.

– эта статья вам может пригодиться.

И чтобы не нарваться на лишние проблемы, стоит заранее обо всем позаботиться, а также рассчитать точное количество дней.

Подробнее о графике отпусков вы узнаете в этом видео:

Законодательством Российской Федерации гражданам, которые имеют официально оформленные трудовые договора, каждый год гарантируется право получение отпуска. Для того, чтобы организовать очерёдность предоставления времени отдыха, можно использовать унифицированную форму Т-7 «График отпусков».

Скачать бланк и составить график отпусков

Для контроля очерёдности отдыха руководством предприятия назначаются ответственные за составление формы должностные лица. Необходимо соблюдение пожеланий работников по предоставлению отпусков в удобное время. Предварительный график должен быть завизирован тремя должностными лицами. Вот их список:

руководитель подразделения;
ответственный за составление единого графика сотрудник отдела кадров;
уполномоченный член профсоюзного комитета.

После согласования график утверждается первым руководителем. Для его оформления может быть использована форма Т-7. Она в числе других документов действует на основании приказа Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1.

Бланк формы

Если отдых сотрудника переносится с даты, первоначально внесённой в график, на какую-либо другую дату, в ранее составленную форму требуется внести изменения. Основания, по которым переносятся даты отпуска, и изменяется график, являются:

заявление работника;
приказ по предприятию.

Параметры календарных изменений руководство предприятия должно обязательно согласовать с работником.

После принятия закона от 11.10.2018 г. №360-ФЗ в ТК была добавлена статья 262.2. Перед утверждением в форму вносятся даты отпусков, выбранные работниками, имеющими трёх и более детей. Сюда же вносятся изменения, связанные с предоставлением работникам дополнительных дней для прохождения диспансеризации (приказ Минздрава РФ от 26.10.2017 г. №869н.): один день раз в три года для всех сотрудников, два дня ежегодно – для предпенсионеров. Основание – ст.185.1 ТК.

Другой статьёй кодекса (115) установлено, что длительность оплачиваемого отпуска для официально трудоустроенных россиян должна составлять 28 и более календарных дней. Доведение до работников положений графика должно быть проведено не позднее, чем за две недели до начала отпуска. Ознакомление работника с датой его очередного отпуска в срок, меньший выше указанного, является нарушением. Утвердить график и форму Т-7 необходимо не позднее, чем 17 декабря текущего года.

В пункт 4 статьи 9 закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ внесены изменения, согласно которым форма графика Т-7 не является обязательной для ведения. Руководство предприятия может самостоятельно издавать распоряжения о разработке форм графика. Единственное условие – обязательное указание в графике реквизитов фирмы в соответствии с требованиями п.2 ст.9 закона №402-ФЗ. Скачать форму бланка для заполнения можно на любом профильном ресурсе в сети интернет или на сайте Госкомстата.

Образец заполнения

Форма выполняет две основные функции:

Закрепление ежегодного графика отпусков сотрудников предприятия и вносимых в него изменений.
Доведение до всех указанных в графике работников предприятия даты начала отпуска.

Порядок заполнения графика отпусков

Информационные данные

В поля, расположенные выше таблицы, вносятся данные в соответствии с предлагаемыми запросами.

Организационно-правовая структура предприятия (организации, учреждения) вносится в расшифрованном виде, наименование – полностью, без сокращений.

Поле «Мнение выборного органа» заполняется словом «Учтено», если на предприятии есть профком или иной выборный орган. Если таковой отсутствует, необходима обязательная отметка об этом. Указание мнения профсоюза в документе обязательно.

Дата составления формы и год действия проставляются в полях для указания реквизитов.

Столбцы 1-6

Для утверждения формы Т-7 руководителем предприятия обязательным является заполнение столбцов с первого по шестой. Все наименования, Ф.И.О. и должности сотрудников предприятия вписываются полностью, без сокращений. Планируемое число календарных дней отпуска (ст.5) вносится в числовом выражении. В столбце 6 указывается дата первого дня отпуска в новом году.

Если предусмотрено деление отпуска на периоды, дата их начала проставляется в отдельной строке столбца 6. Допускается указание продолжительности периода вместо даты его начала

Заверяет составленную форму Т-7 руководитель кадровой службы предприятия.

Другим вариантом утверждения является издание отдельного приказа по предприятию. Форма документа не унифицирована, поэтому составляется он в произвольном виде. Для ознакомления сотрудников с графиком отпусков и приказом о его утверждении (если таковой составлен и подписан руководителем) составляется отдельная ведомость. В ней должны поставить подпись и дату ознакомления все сотрудники предприятия, включённые в составленный на следующий год отпускной график.

Столбцы с седьмого по десятый заполняются ответственным работником кадровой службы по мере наступления даты ухода в отпуск того или иного сотрудника предприятия. Столбец 8 служит для указания реквизитов приказа, в соответствии с которым производится перенос срока начала отдыха на другую дату. В столбце 9 указывается планируемая дата первого дня отпуска сотрудника. Столбец 10 заполняется информационно: в случае указания причины переноса отпуска на другую дату, отзыва сотрудника, либо других существенных замечаний и оснований изменения данных.

Хранение документа

В соответствии с п.693 раздела 1.1 приказа Минкульта РФ от 25.08.2010 г. №558 графики предоставления отпусков подлежат сохранению на предприятии в течение одного календарного года. Приказ, оформленный на 2019 год необходимо сохранять на предприятии до 31 декабря 2020 года. Ликвидация документа, у которого истек срок хранения, осуществляется на основании акта уничтожения, который составляется уполномоченным сотрудником предприятия. Он составляется в соответствии с требованиями п.п.2.2.5, 2.3.2 и 2.4.5 архивных правил, утверждённых Коллегиёй Росстата 6 февраля 2002 года.

Несоблюдение требований правил охраны труда в отношении составления, утверждения и издания на предприятии приказа об утверждении графика наказывается в административном порядке в соответствии с требованиями ст.5.27 КоАП. Сумма денежного наказания может составлять:

должностные лица – 1-5 тыс.руб.;
юридические лица – 30-50 тыс.руб.

Ещё одна мера наказания нарушителей – возможность приостановления деятельности предприятия на срок до 90 суток.

Следует отметить, что юрисдикция статьи 5.27 не распространяется исключительно на рассматриваемую форму. Её составление в том, виде, в котором она утверждена приказом Госстата №1, является рекомендательным. Таким образом, нарушением является отсутствие на предприятии утверждённого графика отпусков в любом допустимом виде.

Задайте ваш вопрос онлайн!!

Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут

В качестве бланка для написания графика отпусков применяется стандартизированная форма №Т-7, принятая постановлением Госкомстата РФ. Заполненный график подписывается начальниками отдела кадров и структурных подразделений и подтверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом.
В вышеуказанном графике отражаются такие виды отпусков:

ежегодные отпуска;
оплачиваемые ежегодные отпуска (дополнительные);
неиспользованные отпуска.

болезнь сотрудника;
исполнение работником государственных обязанностей в отпуске, предусматривающих освобождение от работы;
невовремя выплаченные отпускные;
невовремя предупрежденный сотрудник о начале отпуска.

совместителях, даты отдыха которых синхронизируются со сроками отпуска по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
несовершеннолетние (согласно ст.267 ТК РФ, не достигшие возраста 18 лет сотрудники имеют право не только на перенос дней отдыха на удобное для них время, но и на увеличение его продолжительности - минимум до 31 календарного дня);
женщины непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или сразу же после него (ст.122 и ст.260 ТК РФ), а также мужчины, жены которых находятся в «декрете» (ст.123 ТК РФ);
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев (ст.122 ТК РФ); жены и мужья военнослужащих (имеют право уйти в отпуск не по графику одновременно с супругами в соответствии со ст.11 федерального закона №76-ФЗ от 27.05.1997г.);
инвалиды войны и ветераны боевых действий (ст.14-19 федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995г.);
«чернобыльцы» — лица, подвергшиеся воздействию радиации во время катастрофы на Чернобыльской АЭС (закон РФ №1244-1 от 15.05.1991г.)

Отказ от отпуска по графику

Может ли сотрудник отказаться от отпуска? Согласно статье 122 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск сотруднику ежегодно и работник не может от него отказаться. Перенос отпуска описан в предыдущей главе.

Срок хранения графика отпусков в организации

Срок хранения графика отпусков составляет один год со дня его окончания (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558)

Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7 , утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20 , форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

График отпусков: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заполнение формы Т-7

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

Графа 1. Наименование структурного подразделения (отдела):
Графа 2. Должность (специальность) согласно штатному расписанию:

Фамилия, имя и отчество

Табельный номер работника

Количество календарных дней отпуска

Графа 6. Запланированная дата отпуска :

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже - когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом - непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде .

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта :

визирование непосредственно в шапке документа;
создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков . Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

специалисту по кадрам - ознакомить сотрудников с графиком;
бухгалтеру - произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме - пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска - документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала . Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки - для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске , однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление , в котором он должен расписаться.

Перенос отпусков

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск . Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков. В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки. В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10 .

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Нюансы составления графика

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график ;
планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск - 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

Категория работников	Норма закона	Продолжительность отпуска
Несовершеннолетние работники	ст. 267 ТК РФ	31 календарный день
Инвалиды	ст. 23 закона №181-ФЗ от 24.11.1995	30 календарных дней
Педагоги	ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства от 14.05.2015 №466	42 (56) календарных дней
Отдельные категории медицинских работников	ст. 350 ТК РФ, постановление Минтруда России от 08.08.1996 №50	36 календарных дней
Государственные служащие	ст. 46 закона №79-ФЗ от 27.07.2004	30 календарных дней + дни в зависимости от выслуги лет
Муниципальные служащие	п. 3 ст. 21 закона №25-ФЗ от 02.03.2007	30 календарных дней + дни в зависимости от выслуги лет
Доктора и кандидаты наук, занимающие должности в научных организациях, финансируемых из федерального бюджета	постановление Правительства 12.08.1994 № 949	доктора наук - 48 рабочих дней; кандидаты наук - 36 рабочих дней
Работники, занятые на работах с химическим оружием	ст. 1, 5 закона № 136-ФЗ от 07.11.2000	56 или 49 календарных дней (зависит от группы работ)
Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований	п. 5 ст. 28 закона № 151-ФЗ от 22.08.1995	30, 35 или 40 суток (зависит от непрерывного стажа)
Прокуроры, научные и педагогические работники прокуратуры	ст. 41.4 закона № 2202-1 от 17.01.1992	30 календарных дней (без учета проезда к месту отдыха и обратно)
Сотрудники Следственного комитета	ст. 25 закона № 403-ФЗ от 28.12.2010
Военнослужащие	закон № 76-ФЗ от 27.05.1998	Разная длительность

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск , который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
работающим ненормированный день;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию . Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд - его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней . В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время

Категория работников и обстоятельства	Норма закона	Чем подтвердить
Несовершеннолетние работники	Ст. 267 ТК РФ	Паспорт
Родитель (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет	Ст. 262.1 ТК РФ	Свидетельство о рождении ребенка
Беременные - до или после отпуска по беременности и родам После отпуска по уходу за ребенком	Ст. 260 ТК РФ	Справка о беременности, больничный, взятый в связи с отпуском по беременности и родам
Работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет	Ст. 262.2	Свидетельства о рождении детей
Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам	Ст. 123 ТК РФ	Справка о беременности, копия больничного, который выдан для оформления отпуска по беременности и родам
Внешние совместители - одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском на основной работе	Ст. 286 ТК РФ	Справка с работы, выписка из графика отпусков
Супруги военнослужащих - одновременно с отпуском военнослужащих	Ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27.05.1998	Справка с места службы, выписка из графика отпусков мужа
Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	П. 15 ст. 2 закона № 2-ФЗ от 10.01.2002	Удостоверение гражданина, который подвергся радиационному воздействию
Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС Отдельные группы граждан, получивших лучевую болезнь, инвалиды вследствие катастрофы, лица, работающие в зоне отчуждения и другие, имеющие отношение к аварии на чернобыльской АЭС	Закон № 1244-1 от 15.05.1991	Удостоверение гражданина, который подвергся радиационному воздействию, справка об установлении инвалидности
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы	ст. 6 закона № 5-ФЗ от 09.01.1997	Удостоверение Героя труда или кавалера ордена
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы Участник Великой Отечественной войны, жители блокадного Ленинграда и лица, работающий в период Великой Отечественной войны на объектах обороны, инвалиды войны, ветераны боевых действий	п. 3 ст. 8 закона № 4301-1 от 15.01.1993 закон № 5-ФЗ от 12.01.1995	Удостоверение Героя или кавалера ордена
Почетные доноры	ст. 23 закона № 125-ФЗ от 20.07.2012	Удостоверение почетного донора
Родитель, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение в другой местности	ст. 322 ТК РФ	Паспорт ребенка, справка из приемной комиссии

Сколько хранить график отпусков?

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. (форма с дополнительными графами не является унифицированной и требует утверждения внутренним актом);

Аренда места под фрукты-овощи

Продление и перенос ежегодного оплачиваемого отпуска